Whistleblowing
Istruzioni per le segnalazioni whistleblowing
Istruzioni per le segnalazioni whistleblowing
Engitec Technologies S.p.A. si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone che sono in rapporti di affari, e nello specifico:
i dipendenti, a qualsiasi titolo, di Engitec Technologies S.p.A.;
i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge n. 81/2017, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all'art. 409 del codice di procedura civile e all'art. 2 del d.lgs. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di Engitec Technologies S.p.A.;
i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di Engitec Technologies S.p.A.;
i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso Engitec Technologies S.p.A.;
i volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Engitec Technologies S.p.A.;
gli azionisti, i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore di Engitec Technologies S.p.A, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.
di comportarsi in modo analogo.
tal fine, Engitec Technologies S.p.A. ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e nominato un Designato. Engitec Technologies S.p.A. vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e i colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.
Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile.
La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:
quando il rapporto giuridico tra Engitec Technologies S.p.A. o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte ed il segnalante è in corso;
quando il rapporto giuridico tra Engitec Technologies S.p.A. ed il segnalante o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte, non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova per i dipendenti;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Cosa segnalare?
Engitec Technologies S.p.A. incoraggia tutti quanti sono in rapporti di affari, come indicato al punto precedente, a segnalare qualsiasi attività scorretta, disonesta o potenzialmente illegale sia la stessa già commessa, probabilmente o potenzialmente commessa, oltre a comportamenti che possano causare un danno o un pregiudizio, anche di immagine, a Engitec Technologies S.p.A.
Cosa non segnalare?
Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).
Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.
In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, Engitec Technologies S.p.A. si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione.
Come segnalare?
È possibile effettuare la segnalazione:
all'indirizzo di posta elettronica whistleblowing@engitec.com (a cui accede esclusivamente il Designato nel ruolo di Organo di gestione del canale interno di segnalazione)
per posta all'indirizzo: Engitec Technologies S.p.A. Via Borsellino e Falcone, 31, 20026 Novate Milanese, MI (c.a. Organo di gestione del canale interno di segnalazione),
tramite richiesta di colloquio con il Designato.
Per il segnalante che privilegia la segnalazione in forma scritta tramite raccomandata (da preferire) o posta ordinaria, è opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse (entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa) la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento, laddove il segnalante non volesse mantenere l’anonimato; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Si raccomanda, per quanto possibile che il segnalante indichi un suo riferimento per poter essere contattato (ad esempio una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale) in modo da essere successivamente contattato per eventuali approfondimenti e per dare riscontro che la sua segnalazione è stata ricevuta e presa in carico.
Nel caso di incontro diretto, con il consenso del segnalante, il colloquio sarà verbalizzato. In quest’ultimo caso, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro prima di sottoscriverlo.
Quale deve essere il contenuto della segnalazione?
È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.
Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.
Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.
Le segnalazioni anonime sono accettate. Engitec Technologies S.p.A. incoraggia i segnalanti a privilegiare quelle non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
Cosa fa Engitec Technologies S.p.A. dopo aver ricevuto la segnalazione?
Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:
valutazione preliminare a cura del Designato;
indagine;
chiusura della segnalazione.
Il Designato verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell'indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da Engitec Technologies S.p.A. in merito ai motivi di tale comunicazione.
Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono proposte, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, le misure di prevenzione o mitigazione o penalizzazione che quest’ultimo può adottare.
In alcuni casi il Designato non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:
qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che - seppur riguardanti Engitec Technologies S.p.A. – risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing
qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi)
qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
qualora il Designato manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.
In tutti questi casi il Designato archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.
In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023: nell'ambito del procedimento penale, l'identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale).